Ai cũng bắt đầu với 24h mỗi ngày, nhưng có người thành công, có người lại thấy hôm nay tôi chẳng làm được gì. Có những ngày mình thấy pin năng lượng của mình sạc đầy ắp, làm không biết mệt, có những ngày nhìn thời gian như bóng câu qua cửa sổ. Mình chẳng làm được gì ngoài sự uể oải, hoặc lướt fb bất tận. Sau này, mình dần khám phá ra có những điều đơn giản cho một cuộc sống hiệu năng chất lượng.
Cho dù bạn là ai, là sinh viên hay đã đi làm, làm bất kỳ công việc ngành nghề gì, làm tự do hay làm văn phòng. Và điều quan trọng nhất đó là ÁP DỤNG ĐƯỢC NGAY. Mà chính mình, một đứa cũng lười lười, thiếu kỷ luật với bản thân lại có thể làm được.
Mới gần đây mình được chị Chi Nguyễn_TPW tặng Ebook “9 nguyên tắc cho một cuộc sống hiệu năng”. Mình đã đọc đi đọc lại, nghiền ngẫm để hiểu hết câu từ của chị, những chia sẻ đằng sau mỗi nguyên tắc đó.
Bản thân mình không phải là đứa giỏi nhớ những điều được đọc qua, nghe qua – nên mình luôn tập thói quen ghi lại những đút rút của mình, ghi lại những gạch đầu dòng mình tâm đắc nhất. Từ đó mình sẽ có thể nghĩ đến và nhớ được lâu hơn.
Những chia sẻ của chị Chi hoàn toàn là kết quả của hành trình đọc, học, chiêm nghiệm và áp dụng từ chính cuộc sống của chị. Có những điều chị tâm đắc mình thấy rất hay, có thể áp dụng ngay với mình.
Nhưng cũng có những điều mình chưa thực sự nắm bắt. Nên mình sẽ chia sẻ lại đây những gì mình cảm thấy hiểu và có thể ghi nhớ để áp dụng.
Cảm ơn chị Chi và TPW đã có Ebook thực tiễn về nội dung và quá xuất sắc về mặt trình bày.
Mình không chia sẻ lại theo thứ tự của chị Chi mà theo những điểm mà mình thấy hiệu quả nhất, cũng như thêm vào những trải nghiệm thực tế của mình.
#1 “ƯU TIÊN” NHƯ THẾ NÀO
QUY TẮC 2 PHÚT
Ở đây mình phải khẳng định x 1000 lần là QUY TẮC TÂM ĐẮC NHẤT của mình, mình áp dụng được ngay và thấy hiệu quả rõ rệt.
Đây không phải là lần đầu mình đọc về quy tắc này nhưng vì được chị Chi đưa vào Ebook nên mình chia sẻ luôn ở đây.
“Quy tắc 2 phút được tác giả David Allen đề cập trong cuốn sách nổi tiếng về làm việc hiệu quả: Getting Things Done.
Quy tắc này đơn giản là: Việc gì mà bạn cảm thấy có thể làm từ 2 phút trở xuống thì nên làm ngay, không trì hoãn.
Khi gặp việc nào đó, thay vì đắn đo: “Liệu có nên làm ngay không?”, bạn hay nghĩ: “Việc này có dưới 2 phút không?” Nếu dưới 2 phút, bạn hãy làm luôn, nếu không bạn hãy cho vào danh sách để làm sau.”
Mình đã áp dụng thế nào:
- Trong sắp xếp đồ đạc, giữ gìn nhà cửa sạch sẽ gọn gàng, chăm sóc cá nhân:
Ví dụ:
Khi mình nấu ăn, mình lấy hũ gia vị để nêm nếm, nếu trước đây mình hay kiểu để đó nấu xong rồi dọn một thể. Dẫn đến đôi khi mình sẽ không dọn ngay được, bếp bị bừa bộn. Giờ đồ mình lấy ở đâu, sử dụng xong mình sẽ cất ngay vào chổ cũ. Hành động cất về chổ cũ chưa tốn tới 2p nhưng hiệu quả tuyệt đối với việc giữ đồ đạc gọn gàng
Hoặc khi mình uống ly sữa, thay vì để vào chậu rửa để rửa sau, mình sẽ rửa nước ngay và cất vào chổ cũ. Hành động rửa ly ngay không cần tới 2p, nhưng sẽ giúp mình bỏ thói quen để đó làm sau, giảm lười sau đó và giúp nhà cửa luôn gọn gàng.
Buổi tối, thay vì đi nằm lướt điện thoại xong rồi có khi ngủ quên không bôi kem dưỡng da body, thì mình sẽ làm ngay rồi mới nằm nghỉ ngơi lướt điện thoại. Chưa tới 2p, nên khi mình tạo thói quen làm ngay, sẽ giảm lười hoặc bị quên.
- Trong công việc, học hành:
Trừ những việc đã được lên kế hoạch vào giờ cụ thể. Đối với những việc phát sinh, nếu mình thấy nó quan trọng (kể cả gấp hoặc không gấp) mà có thể làm dưới 2p thì mình sẽ làm ngay.
Ví dụ:
Mình cần gởi email/tin nhắn để xác nhận nhanh một điều gì đó mà mình thấy chỉ cần soạn tin nhanh và gởi chưa tới 2p, mình sẽ làm ngay để tránh bị quên.
Tóm lại, Quy tắc 2 phút thực sự là Quy tắc VÀNG đối với mình. Giúp giảm đáng kể tính trì hoãn, sự đãng trí và tăng hiệu quả thực sự khi mình sắp xếp cuộc sống cá nhân lẫn công việc.
LUẬT PARKINSON_PARKINSON’S LAW
Luật Parkinson cho rằng nếu thời gian bạn có cho một công việc càng dài thì công việc đó sẽ tự “nở” ra để khỏa lấp thời gian đó.
Tương tự như chị Chi có cho ví dụ như thời đi học, khi chúng ta nhận được bài tập về nhà, nếu chúng ta cho kỳ hạn là 1 tuần thì chắc chắn cả tuần đó chẳng làm gì mấy, hoặc chỉ làm rất ít và dồn hết vào ngày kế cuối. Hầu như bài tập đó được làm vào 1-2 ngày cuối cùng trước hạn.
Sau này, khi đi làm, mình cũng nhận ra điều tương tự mà chúng ta thường không để ý đến. Khi cần làm một bài thuyết trình cho cuộc họp, hoặc bất cứ báo cáo nào. Chúng ta cho kỳ hạn càng dài, chúng ra sẽ càng nấn ná, trì hoãn nghĩ là “ừ vẫn còn thời gian, không có gì vội”. Kết quả, thời gian càng kéo dài, việc càng lâu hoàn thành.
Hoặc khi mình ra hạn định cho mình 10 ngày để viết bài blog, hầu như mình chẳng viết được chữ nào trong suốt 7-8 ngày đầu. Hạn định quay video đăng lên các nền tảng trong vòng 7 ngày thì chắc chắn ngày cuối mình mới quay.
Vậy nên, áp dụng Luật Parkinson, hãy áp dụng một thời hạn hợp lý và ngắn nhất có thể thay vì cố gắng cho mình nhiều thời gian (kể cả bạn có quyền và có thể làm điều này). Khi đó, bạn sẽ bất ngờ nhận ra bạn hoàn thành công việc cực nhanh và còn thời gian để làm việc khác.
QUY LUẬT 80/20 (PARETO PRINCIPLE)
Quy luật này dựa vào nghiên cứu của Vilfredo Pareto, một nhà kinh tế người Ý và sau đó mở rộng ra ở nhiều lĩnh vực như sản xuất, kinh doanh, quản lý thời gian… Về cơ bản, quy luật 80/20 nhận định: 80% output (đầu ra/thành quả/hậu quả) được tạo bởi 20% input (đầu vào/đóng góp/hành động).
Ở điểm này, mình rất rất hiểu và tâm đắc Quy luật 80/20. Tuy nhiên thực sự mà nói mình chưa có thể áp dụng được tốt, vì mình chưa nhận định giỏi những điểm mà 80% output (đầu ra/thành quả/hậu quả) được tạo bởi 20% input (đầu vào/đóng góp/hành động).
Khi này, mình bắt buộc phải học cách quan sát những việc làm thường ngày, xem kết quả của nó chiếm tỷ trọng ra sao rồi mới quyết định.
Kỹ năng phân tích dữ liệu sẽ cực kỳ hiệu quả cho việc áp dụng quy luật này.
MA TRẬN EISENHOWER (THE EISENHOWER MATRIX)
Một trong những cách tốt nhất để đặt lựa chọn và ưu tiên cho to-do list của mình là phân chia nó theo ma trận Eisenhower.
Ma trận này gồm 4 phần:
- Khẩn cấp (Urgent) và Quan trọng (Important): Nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức.
- Quan trọng (Important) nhưng Không khẩn cấp (Not Urgent): Nhiệm vụ nên lên kế hoạch để làm sau.
- Khẩn cấp (Urgent) nhưng Không quan trọng (Not Important): Nhiệm vụ nên ủy thác cho người khác.
- Không khẩn cấp (Not Urgent) cũng Không quan trọng (Not Important): Nhiệm vụ phải được loại bỏ hoặc chỉ làm khi có nhiều thời gian trống.
Mình dám cá rằng hầu như ai quan tâm về năng suất làm việc cũng biết về ma trận này. Hoặc có thể bạn đã biết nhưng chỉ là không biết nó có tên là The Eisenhower Matrix mà thôi.
Và bạn thừa nhận đi, mình thừa nhận trước nhá. Mình chẳng áp dụng được như kết quả của nghiên cứu tuyệt vời này.
Khi mình quan sát cuộc sống của mình. Có một sai lầm mình rất hay mắc phải. Đó là ÔM ĐỒM nhiều việc. Có những việc thực sự mình hoàn toàn có thể ủy thác nhưng mình lại không làm. Vì mình muốn tự mình đảm nhận với sự lo lắng nếu giao cho người khác họ sẽ không làm tốt như mình làm.
Đây chính là yếu điểm cực lớn cho những ai làm quản lý. Học cách trao quyền sẽ giúp chính bạn và người khác cùng phát triển cũng như giúp bạn có thêm thời gian làm được nhiều việc quan trọng khác.
#2 CHU TRÌNH_ROUTINE:
“Chế độ tự lái_Autopilot” (Chi Nguyễn). Cụm từ chị Chi dùng để nói về Chu trình_Routine.
“Khi ta có một chu trình rõ ràng đã thành quy chuẩn, được lặp đi lặp lại hàng ngày, liên tục trong một thời gian dài, chu trình đó sẽ ăn sâu vào não và sẵn sàng “kích hoạt” một cách vô thức khi ta cần.”
Phải thừa nhận mạnh mẽ rằng “CHU TRÌNH_ROUTINE” có một sức mạnh vô biên trong quản lý thời gian và hiệu suất của bản thân.
Nhưng rất ít người chú tâm vào nó hoặc không kiên trì theo đuổi để chu trình đó trở thành thói quen ăn sâu vào não, để ta làm vô thức mà không phải suy nghĩ.
Giống như ngủ dậy phải đi vệ sinh, đánh răng, rửa mặt mà không cần suy nghĩ, không lười, cũng chẳng cần ai thúc giục. Bạn biết chính xác bạn cần làm gì, không phải tốn thời gian đắn đo. Thậm chí bạn còn chẳng biết bạn đang làm điều đó nữa. Giống như vừa đánh răng vừa nhắm mắt ngái ngủ vậy.
Mình thiết lập Chu trình buổi sáng, rất đơn giản, mình cố gắng không chạy theo các Youtuber kêu gọi các chu trình lý tưởng.
Mình thiết lập mọi chu trình theo nhu cầu, khả năng và ý muốn vốn có của bản thân, không cưỡng cầu.
Vì nó đơn giản và phù hợp với “tính lười” của mình, nên mình sẽ dễ dàng áp dụng và kiên trì theo đuổi kỷ luật để nó trở thành thói quen.
Hoặc trong ngày, mình sẽ có những việc bắt buộc phải làm vào khung giờ nào, mình sẽ đều đặn làm những việc ấy.
Và tương tự áp dụng cho những việc khác.
Ví dụ khi mình có Khách liên hệ đặt phòng Sam n’ Sea Home Quy Nhơn nhà mình. Mình sẽ có những bước xác nhận đặt phòng, gởi những lưu ý cho khách và xác nhận thời gian khách check-in, check-out. 3 bước đó mình bắt buộc làm, để không quên và thành thói quen.
Có một sai lầm mà mình nhất định phải chia sẻ ngay với các bạn. Mình nhận ra mình là đứa tham vọng nhiều và háo hức cực kỳ khi bắt đầu bất cứ điều gì, nhưng sau đó thì dễ dàng bỏ cuộc do thiếu kỷ luật và sự kiên trì.
Do vậy, mình đã có một kế hoạch cho riêng bản thân mình và muốn chia sẻ với tất cả những ai có xu hướng kiểu như mình.
Mình sẽ từng chút một thiết lập 1 phần chu trình nào đó, sau đó hoàn chỉnh 1 chu trình và bổ sung thêm các chu trình khác sau khi đã quen thuộc và kiên nhẫn với 1 chu trình nào đó.
Mình sẽ giới thiệu từng bước, đưa từng thói quen nhỏ, từng thay đổi nhỏ vào cuộc sống. Thay vì vồ vập, ôm đồm và “ham hố” lên một đống kế hoạch. Và rồi BÙM, đổ vỡ, không có cái gì ra hồn, sớm bỏ cuộc.
Vậy nên, hãy cho chính mình chút thời gian, giới thiệu từng chi tiết nhỏ, cuộc sống sẽ dễ chịu, không gượng ép, dần dần sẽ tạo được guồng vận hành phù hợp với bản thân.
Trên đây là những điểm tuyệt nhất mình đúc rút được, có thể đã biết đến từ lâu nhưng đến khi đọc Ebook của chị Chi mình mới tổng kết và ghi nhận lại.
Chúc bạn có thể có nhiều trải nghiệm gia tăng hiệu năng tuyệt vời dành cho bản thân bạn.
.trantonmaihang
